VNPT iOffice Bến Tre chính là một trong những công cụ quan trọng, góp phần nâng cao hiệu quả làm việc, cải tiến quy trình xử lý văn bản và quản lý công việc tại các cơ quan hành chính, doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Bến Tre.
Nội dung tóm tắt
Giới thiệu về VNPT iOffice Bến Tre – Hệ thống quản lý văn bản điều hành
VNPT iOffice Bến Tre là một giải pháp phần mềm quản lý văn bản điều hành được phát triển bởi Tập đoàn VNPT. Hệ thống này không chỉ giúp các cơ quan, tổ chức trong tỉnh Bến Tre quản lý văn bản một cách hiệu quả mà còn giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu các thủ tục hành chính không cần thiết.
Với khả năng tích hợp nhiều tính năng tiện ích, VNPT iOffice Bến Tre giúp việc quản lý văn bản giấy trở nên đơn giản hơn khi chuyển đổi thành các văn bản điện tử.
Hiện nay, VNPT iOffice Bến Tre đã triển khai thành công tại 100% các cơ quan, đơn vị thuộc chính quyền, đoàn thể trên địa bàn tỉnh. Đồng thời, hệ thống cũng góp phần hỗ trợ công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo tỉnh thông qua việc vận hành Trung tâm điều hành thông minh (IOC). Trung tâm này là một công cụ quan trọng giúp lãnh đạo tỉnh Bến Tre theo dõi và giám sát các hoạt động công việc trong toàn bộ hệ thống chính quyền.
Ngoài ra, VNPT cũng đã triển khai hệ thống cáp quang VNPT kết nối đến 100% xã, phường, thị trấn, cùng mạng di động VinaPhone phủ sóng toàn bộ khu dân cư tại Bến Tre. Điều này giúp đảm bảo kết nối thông suốt, hỗ trợ quá trình chuyển đổi số và quản lý văn bản một cách hiệu quả nhất.
Trong thời gian tới, VNPT cam kết tiếp tục đầu tư, nâng cao cơ sở hạ tầng viễn thông và các hệ sinh thái số để đồng hành cùng sự phát triển của tỉnh Bến Tre. Những nỗ lực này sẽ giúp tỉnh thúc đẩy công tác chuyển đổi số, phát triển chính quyền số, kinh tế số và xã hội số.
Nghiệp vụ tính năng của VNPT iOffice Bến Tre mang đến là gì?
VNPT iOffice Bến Tre cung cấp một loạt các tính năng hữu ích giúp cải thiện và tối ưu hóa quy trình làm việc tại các cơ quan, tổ chức.
Dưới đây là các tính năng nổi bật của VNPT iOffice Bến Tre mang đến:
Phân hệ Quản lý văn bản
Phân hệ quản lý văn bản là một trong những tính năng quan trọng của hệ thống VNPT iOffice Bến Tre. Tính năng này giúp các cơ quan, đơn vị dễ dàng quản lý các văn bản hành chính, từ đó tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.
Chỉnh sửa văn bản online
Tính năng này cho phép người dùng chỉnh sửa các tài liệu trực tiếp trên hệ thống mà không cần phải tải về máy tính và sau đó tải lại lên hệ thống.
Cụ thể, khi người dùng bấm vào tên file cần chỉnh sửa, phần mềm sẽ tự động mở chương trình Word trên máy tính để chỉnh sửa tài liệu. Sau khi hoàn tất, người dùng chỉ cần bấm lưu và thoát chương trình Word, hệ thống sẽ tự động cập nhật file đã chỉnh sửa lên phần mềm.
Lưu ý: Người dùng chỉ có tối đa 30 phút để chỉnh sửa văn bản. Sau thời gian này, hệ thống sẽ tự động mất session và không thể cập nhật file nữa.
Xem trực tiếp file word và file excel
Tính năng này cho phép người dùng xem các file Word và Excel ngay trên giao diện chính mà không cần phải mở một tab mới.
Việc này giúp tiết kiệm thời gian và tạo điều kiện thuận lợi cho người dùng khi cần kiểm tra và xử lý văn bản ngay lập tức.
Scan văn bản trực tiếp từ phần mềm
VNPT iOffice Bến Tre cho phép người dùng quét trực tiếp các văn bản giấy vào hệ thống mà không cần phải thực hiện các thao tác trung gian.
Phần mềm sẽ tự động kết nối với máy scan và tải ngay các file quét lên hệ thống, giúp công việc trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn.
Tính năng bóc tách dữ liệu văn bản OCR
Tính năng nhận diện ký tự quang học (OCR) giúp tự động nhận diện và chuyển đổi chữ viết tay hoặc các dữ liệu từ văn bản giấy thành dữ liệu điện tử.
Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tăng độ chính xác trong việc trích xuất thông tin từ các văn bản giấy, bao gồm các trích yếu, số ký hiệu văn bản,…
Phân biệt rõ vai trò xử lý văn bản
VNPT iOffice Bến Tre phân biệt rõ ràng các vai trò trong việc xử lý văn bản, từ việc nhập liệu cho đến phê duyệt và ban hành.
Điều này giúp đảm bảo quy trình làm việc được thực hiện đúng người, đúng việc, giúp nâng cao hiệu quả công việc.
Quản lý văn bản đi
VNPT iOffice Bến Tre cung cấp các công cụ giúp người dùng quản lý văn bản đi một cách hiệu quả. Các văn bản đi sẽ được theo dõi từ giai đoạn dự thảo đến khi được xử lý và ban hành.
- Dự thảo văn bản đi
Nếu văn thư có quyền khởi tạo văn bản đi thì tham khảo chức năng “Dự thảo văn bản đi” ở vai trò chuyên viên.
- Dự thảo
Văn bản dự thảo là bản ghi lại trong quá trình tạo mới văn bản đi. Người dùng có thể sửa đổi hoặc xóa văn bản dự thảo, đồng thời thực hiện các thao tác chuyển xử lý như văn bản đi thông thường khi cần thiết.
- Chờ xử lý
Sau khi văn bản được gửi đi, nó sẽ được đưa vào trạng thái “Chờ xử lý”. Đây là thời gian các cá nhân có trách nhiệm xử lý văn bản sẽ theo dõi và thực hiện các bước cần thiết.
- Đã xử lý
Khi văn bản đã được xử lý, hệ thống sẽ tự động cập nhật trạng thái thành “Đã xử lý”. Người dùng có thể kiểm tra tiến độ và xác nhận các công việc đã hoàn thành.
- Đã ban hành
Khi văn bản chính thức được ban hành, trạng thái của nó sẽ chuyển thành “Đã ban hành”, giúp dễ dàng theo dõi và lưu trữ các văn bản đã phát hành chính thức.
Văn bản đánh dấu
Tính năng này cho phép người dùng đánh dấu các văn bản quan trọng hoặc cần chú ý đặc biệt. Các văn bản được đánh dấu sẽ được hiển thị một cách rõ ràng, giúp người dùng dễ dàng nhận diện và xử lý.
Phân hệ giao việc, giao nhiệm vụ
Phân hệ giao việc, giao nhiệm vụ trong VNPT iOffice Bến Tre là một tính năng hữu ích giúp tối ưu hóa quá trình phân công công việc và theo dõi tiến độ thực hiện.
Các công việc có thể được giao trực tiếp và theo dõi dễ dàng, giảm thiểu việc trao đổi qua lại nhiều lần.
Tính năng nhắc việc định kỳ
Một tính năng hữu ích trong phân hệ này là khả năng nhắc việc định kỳ.
Khi giao việc, người dùng có thể thiết lập nhắc nhở theo các mốc thời gian linh hoạt như theo ngày, theo tuần hoặc theo tháng.
Ngoài ra, người dùng còn có thể chọn hình thức nhắc nhở qua SMS hoặc qua ứng dụng di động để đảm bảo không bỏ sót công việc quan trọng.
Giao việc, giao nhiệm vụ trực tiếp không qua văn bản
Với VNPT iOffice Bến Tre, việc giao nhiệm vụ và công việc có thể thực hiện trực tiếp trên hệ thống mà không cần phải thông qua các văn bản hành chính.
Điều này giúp rút ngắn thời gian và tăng tính linh hoạt trong việc phân công công việc, tạo thuận lợi cho người nhận nhiệm vụ trong quá trình thực hiện.
Trên đây là những thông tin chi tiết về VNPT iOffice Bến Tre, một hệ thống quản lý văn bản điều hành tiên tiến giúp các cơ quan, đơn vị tại tỉnh Bến Tre nâng cao hiệu quả công việc và tối ưu hóa quy trình quản lý văn bản. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về VNPT iOffice Bến Tre và các tính năng hữu ích mà hệ thống này mang lại.
Để không bỏ lỡ những thông tin hữu ích khác, đừng quên theo dõi chuyên mục mvk.vn nhé!